Política para el Tratamiento y Seguridad de los Datos
LACTEOS LA ESMERALDA SAS NIT.900.784.167-1

 

1. Objetivo

El propósito de esta Política es garantizar el derecho constitucional colombiano del habeas data a los Titulares y darles a conocer a éstos cuáles son los lineamientos, directrices, procesos y medidas que ha implementado LACTEOS LA ESMERALDA SAS para demostrar su responsabilidad en relación con la protección de Datos Personales, dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 la cual se dicta disposiciones generales para la protección de esta información, y el Decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

Esta Política busca fortalecer la cultura de la privacidad dentro de LACTEOS LA ESMERALDA SAS, sus aliados comerciales y a quienes hacen el Tratamiento de Datos Personales. En este sentido se señalan a continuación cuáles son las finalidades del Tratamiento de Datos Personales; los derechos de los Titulares, y los procedimientos dispuestos por LACTEOS LA ESMERALDA SAS para hacer efectivos los derechos.

2. Alcance

Esta Política le aplicará a cualquier Tratamiento realizado por LACTEOS LA ESMERALDA SAS o por cualquier Encargado por cuenta de aquel que realice el Tratamiento de Datos Personales, dentro del territorio colombiano. Esta Política aplicará a todos los empleados, terceros, clientes o contratistas que realicen Tratamiento de Datos Personales en el desarrollo de su relación comercial o laboral con LACTEOS LA ESMERALDA SAS, o a quienes se haya encargado una labor general o específica, a partir de la cual se derive un Tratamiento particular de Datos Personales.

3. Glosario

Los términos relevantes de esta política de Tratamiento de la información tendrán el significado que a continuación se le asigna, o aquel que precede al término entrecomillas dentro del paréntesis.

• Autorizado: Son aquellas personas que pueden ejercer los derechos del Titular, tales como, el Titular, acreditando su identidad por los medios que tenga a su disposición, los causahabientes que acrediten esa calidad, el representante y/o apoderado acreditándose mediante apoderamiento o representación legal y aquellos que, por estipulación a favor de otro o para otro estén acreditados.
• Autorización: Es la comunicación verbal o escrita generada por LACTEOS LA ESMERALDA SAS dirigida a los Titulares para informarle de la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y conocerla por medio de la página web https://lacteoslaesmeralda.com/, en la cual manifiesta la conducta inequívoca autorizando el Tratamiento de sus Datos Personales para las finalidades y en los términos de esta Política.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean recolectados, encargados y tratados por LACTEOS LA ESMERALDA SAS.
• Dato Privado: aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
• Dato Público: Es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos aquellos relativos al estado civil de las personas, su profesión, el número de cédula, y otros datos contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
• Dato Semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
• Datos Personales: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Adicionalmente, el Dato Personal debe permitir, en mayor o menor medida, la identificación del Titular. Estos incluyen pero no se limitan a nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, dirección y cualquier información vinculada al Titular.
• Datos Sensibles: Es aquel que afecta la intimidad del Titular y cuyo Tratamiento puede generar discriminación, tales como, aquellos que revelen el origen racial o étnico, pertenencia a sindicatos, ideología política, religiosa o filosófica, datos sobre la salud y datos biométricos.
• Encargado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí o en asocio con otros realiza el Tratamiento de Datos Personales por encargo de un Responsable.
• Entidad Pública: Son la Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten.
• Política de Tratamiento de la Información: Es el presente documento que contiene los lineamientos del Tratamiento de Datos Personales que surjan en cualquier tipo de Tratamiento que realice LACTEOS LA ESMERALDA SAS sobre los Datos Personales. Particularmente, este incluye las finalidades, los tipos de Tratamiento, los derechos de los Titulares, los procedimientos para garantizar esos derechos y las personas dentro de LACTEOS LA ESMERALDA SAS encargadas de atender las consultas y/o reclamos.
• Responsable: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos, el Tratamiento de los Datos Personales y/o los fines y condiciones del Tratamiento. Para estos efectos, LACTEOS LA ESMERALDA SAS es el Responsable, sin embargo teniendo en cuenta las actividades comerciales de éste actuará como Encargado LA CONTADORA cuando realice algún Tratamiento sobre las Bases de Datos que le remitan las diferentes entidades siempre que éstas determinen las finalidades y lineamientos del tratamiento.
• Régimen General de Protección de Datos Personales colombiano: Es el conjunto de normas que regula el Tratamiento de Datos Personales en el territorio colombiano tales como, el artículo 15 de la Constitución Política colombiana; la Ley 1581 de 2012; el Decreto 1377 de 2013; el Decreto 886 de 2014; la Sentencia C-748 de 2011, y las demás normas que las modifiquen o adicionen.
• Titular: Es el empleado, cliente, proveedor, contratista, trabajador o cualquier persona natural determinada o determinable cuya información y Datos Personales sean tratados en razón de una relación comercial o jurídica.
• Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de  un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, administración, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

4. Principios

LACTEOS LA ESMERALDA SAS se compromete a llevar a cabo todo Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con los siguientes principios:
• Circulación Restringida: El Tratamiento de Datos Personales sólo se llevará a cabo por el personal autorizado por LACTEOS LA ESMERALDA SAS o por terceros que deberán someterse a los lineamientos, obligaciones y finalidades consignadas en la presente Política.
• Confidencialidad: El Tratamiento de la información se sujetará a la confidencialidad que deberán guardar todos aquellos que tengan acceso o puedan manipular los Datos Personales. Este principio no sólo estará vigente durante la relación con el Titular, sino incluso después de ella. Únicamente se podrá comunicar o suministrar la información cuando el ejercicio laboral o una obligación así lo exija.
• Finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política de Colombia, las leyes aplicables y demás normas que las desarrollen, la cual será debidamente informada a los Titulares.
• Libertad: El Tratamiento se ejercerá únicamente con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales que sean recolectados sin el mencionado consentimiento estarán autorizados por la Ley o por la implementación de mecanismos eficientes de comunicación, sin perjuicio de la solicitud de supresión de los Datos Personales que eventualmente pueda ser elevada por el Titular y que proceda por no mediar una obligación legal o contractual que lo impida.
• Seguridad: El Tratamiento de la información se sujetará a medidas físicas y tecnológicas de seguridad para evitar el acceso no autorizado a los Datos Personales o la adulteración o pérdida de los mismos.
• Transparencia: LACTEOS LA ESMERALDA SAS adoptará los estándares de transparencia necesarios para que el Titular siempre pueda acceder a sus Datos Personales y tenga conocimiento pleno e información completa sobre sus Datos Personales y los usos que se le estén dando a los mismos.
• Veracidad: La información sometida a Tratamiento buscará ser un fiel reflejo de la realidad, razón por la cual se implementarán medidas para mantener la información actualizada y completa, y evitar datos o fragmentos que induzcan al error.

5. Desarrollo

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas en la Constitución Política de Colombia de acuerdo al artículo 15 que establece que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, señala que en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución, a su vez, en el artículo 20 de dicho estatuto establece que toda persona tiene derecho a informar y recibir información veraz e imparcial.
Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que  induzcan a error. Cada persona que posea un vínculo con nuestra empresa que implique manejo de información, deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
-­ Al Titular del dato
– A las personas autorizadas por el Titular del dato
–­ A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
Las políticas de tratamiento de datos personales anteriormente descritas regirán a partir del 27 de junio de 2013. Las bases de datos sujetas a Tratamiento estarán vigentes por el término contractual que tenga el producto o servicio, más el término que establezca la ley.

En las situaciones en la que LACTEOS LA ESMERALDA SAS recolecte y realice Tratamiento sobre Datos Sensibles le informará al Titular que el otorgamiento del consentimiento en ese caso es completamente facultativo y opcional. Adicionalmente, el Titular será informado de cuál información de la recolectada es considerada como sensible.

6. Atribuciones y responsabilidades

En las situaciones en la que LACTEOS LA ESMERALDA SAS recolecte y realice Tratamiento sobre Datos Sensibles le informará al Titular que el otorgamiento del consentimiento en ese caso es completamente facultativo y opcional. Adicionalmente, el Titular será informado de cuál información de la recolectada es considerada como sensible.
6. ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES
6.1 LACTEOS LA ESMERALDA SAS
− Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.
− Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
− Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
− Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
− Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
− Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
− Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
− Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
− Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
− Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
− Adoptar políticas, protocolos o procedimientos que garantice el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
− Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
− Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
− Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
− Registrar las bases de datos en el Registro Nacional de Base de Datos- RNBD, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012
6.2 Todos los funcionarios
− Cumplir con las directrices y protocolos definidos en esta política, en cuanto a la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los titulares de los datos.
− Cumplir con los deberes establecidos en este documento en cuanto a la protección de datos personales transmitidos y recibidos de los titulares.
− Proteger y mantener a salvo la documentación entregada por los titulares de los datos.
− Los Directivos y líderes de cada área, reportarán las bases de datos que contengan datos personales que administren, e informarán las novedades de gestión a la CONTADORA. Tambien deben reportar cuando crean nuevas bases de datos personales.
6.3 Persona encargada
En LACTEOS LA ESMERALDA SAS el responsable del habeas data estará a cargo de la Contadora, quien se encargará de atender cualquier consulta o reclamo de los Titulares o los Autorizados. Estas consultas o reclamos se podrán dirigir a:
Nombre de la Compañía: LACTEOS LA ESMERALDA SAS
Funcionario encargado: Contadora
Correo electrónico: contabilidad@lacteoslaesmeralda.com
Teléfono: 8285484-3112860792

Responsabilidades:
− Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales.
− Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos.
− Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
− Respetar las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del titular.
− Cumplir las instrucciones y los requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.

7. Seguridad de los datos personales

Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad para que no puedan ser copiadas, adulteradas, eliminadas, consultadas o de alguna manera utilizadas sin autorización o para uso fraudulento Se han dispuesto medidas de seguridad lógicas y físicas para mitigar los riesgos de accesos no autorizados, por medio de:
− Renovación mensual a los funcionarios autorizados, de las claves de acceso al sistema de información contable donde reposan las bases de datos de terceros.
− Cuando se utilizan hojas de cálculo con datos personales, se asignan claves de acceso al archivo para los funcionarios autorizados para su manejo.
− En los casos en que se mantiene archivo de manera física de los datos personales, se cuenta con seguridad bajo llave y con restricción de acceso a personal no autorizado.
− Se mantienen copias de seguridad diarias al servidor para controlar el riesgo de pérdida de información.

8. Titulares de los datos

8.1 Derechos de los Titulares de los datos
Las personas de la entidad que tengan acceso a esta información están obligadas a cumplir estas políticas y deben, respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos:
• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.
• Obtener copia de la autorización.
• Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en el presente manual.
• Posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a través del correo electrónico mencionado en el Aviso de Confidencialidad. Le informamos que tiene derecho a acceder a sus datos personales para que le informemos sobre su tratamiento, solicitarnos posibles rectificaciones de los mismos, manifestar su oposición a determinados tratamientos, o solicitarnos la cancelación.
• El usuario será el único responsable a causa de la cumplimentación de los formularios con datos falsos, inexactos, incompletos o no actualizados.
• Cualquier cesión a terceros de los datos personales de los usuarios de este portal, será comunicada debidamente a los afectados especificando la identidad de los cesionarios y la finalidad con que se van a tratar los datos que se ceden.
8.2 Titulares de los datos
8.2.1 Talento Humano
El Tratamiento de los datos se realizará durante la contratación y vinculación a la empresa, el tiempo en que desempeñe sus funciones o preste sus servicios y en el retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación laboral (incluye, entre otros, funcionarios, ex funcionarios y practicantes).
8.2.2. Proveedores y Contratistas
El Tratamiento de los datos de personas naturales, se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión de compra de productos o servicios que LACTEOS LA ESMERALDA SAS requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.
8.2.3. Clientes
El Tratamiento de los datos de personas naturales, se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión de comercial para la venta de productos que LACTEOS LA ESMERALDA SAS suministra.

9. Directrices para el tratamiento de datos

a) LACTEOS LA ESMERALDA SAS realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propios de su actividad y para el efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Sin embargo, cuando no corresponda a sus funciones deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.
b) El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable ycomprensible.
c) LACTEOS LA ESMERALDA SAS mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
d) Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos Funcionarios que LACTEOS LA ESMERALDA SAS autorice para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.
e) LACTEOS LA ESMERALDA SAS autorizará expresamente a la CONTADOR, siendo la Administradora de las bases de datos, para realizar el tratamiento solicitado por el Titular de la información.
f) LACTEOS LA ESMERALDA SAS no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.
g) Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por LACTEOS LA ESMERALDA SAS como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la empresa haya finalizado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados.
h) El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.
i) LACTEOS LA ESMERALDA SAS suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.
j) A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de LACTEOS LA ESMERALDA SAS, los Datos Personales deberán ser eliminados.
k) Las políticas establecidas por LACTEOS LA ESMERALDA SAS respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por la empresa para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.
l) Los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
m) Si LACTEOS LA ESMERALDA SAS llegara a usar datos personales de niños, niñas y adolescentes, será más rigurosa la aplicación de las políticas de tratamiento de la información asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
n) LACTEOS LA ESMERALDA SAS podrá intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.

10. Mecanismos de protección de los derechos 

A continuación se describirán los términos y la forma de presentar: consultas; reclamos o solicitudes de supresión de los Datos Personales. Los Titulares podrán iniciar estos procedimientos para garantizar sus derechos al habeas data o informar de un incumplimiento que, a su juicio, consideren grave en relación con las obligaciones a cargo de LACTEOS LA ESMERALDA SAS.
10.1 Consultas
Los Titulares o los Autorizados podrán elevar consultas sobre cualquier información que repose en las Bases de Datos administradas por LACTEOS LA ESMERALDA SAS. Una vez LACTEOS LA ESMERALDA SAS reciba la consulta adelantará los pasos que se describen a continuación. Tenga en cuenta que la consulta podrá enviarse por correo electrónico a la persona encargada en LACTEOS LA ESMERALDA SAS de atender los asuntos relacionados con la privacidad y la protección de Datos Personales. Preferiblemente el asunto de referencia deberá ser: “habeas data”.
a. LACTEOS LA ESMERALDA SAS verificará la identidad del solicitante para determinar si está legitimado para elevar la consulta y si es, bajo parámetros razonables, el mismo suscriptor.
b. Si el solicitante tiene las credenciales y/o autorizaciones para elevar la consulta, entonces LACTEOS LA ESMERALDA SAS procederá a atenderla dentro de los siguientes diez (10) días hábiles, contados desde la recepción de la consulta.
c. Si el solicitante no tiene las credenciales y/o autorizaciones correspondientes para consultar sobre ciertos Datos Personales, se le informará dentro de los diez (10) días hábiles, contados desde la recepción de la consulta. En este caso, se le dará la opción al solicitante que demuestre la capacidad o la autorización para elevar la consulta, aportando información adicional.
d. Si en los puntos b y c la consulta no puede ser atendida dentro de los diez (10) días hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de la solicitud se encuentra en “trámite”. No obstante, la respuesta definitiva no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
e. Las respuestas serán enviadas preferentemente por correo electrónico o por un medio similar al cual fueron recibidas. En todo caso, las respuestas definitivas a todas las solicitudes no pueden tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por LACTEOS LA ESMERALDA SAS.
f. LACTEOS LA ESMERALDA SAS guardará copia de todas las consultas, por si los Titulares o Autorizados desean copia de ellas eventualmente.
10.2 Reclamos
Los Titulares o Autorizados podrán elevar reclamos en relación con los Datos Personales a LACTEOS LA ESMERALDA SAS y sus Encargados. Tenga en cuenta que los reclamos podrán enviarse por correo electrónico a la persona en LACTEOS LA ESMERALDA SAS encargada del tema de protección de Datos Personales. Tenga en cuenta que los reclamos podrán versar sobre:
− Información incorrecta.
− Ausencia de autorización o consentimiento en los términos de la Ley 1581 de 2012 o, en su defecto, del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
− Información desactualizada o parcializada.
− Incumplimiento de LACTEOS LA ESMERALDA SAS frente a los deberes u obligaciones de conformidad con el RGDPC.
− Falta de integridad o seguridad de la información (aduciendo las razones suficientes).
− Información que se desea suprimir.
− Revocatoria de la información. Para la interposición de reclamos se deberán tener en cuenta los siguientes pasos:
a. LACTEOS LA ESMERALDA SAS verificará la identidad del solicitante para determinar si está legitimado para interponer el reclamo.
b. El reclamo deberá contener los siguientes puntos: (i) nombre y apellido del Titular del Dato Personal; (ii) breve descripción de los hechos, y (iii) motivo o finalidad del reclamo. Adicionalmente, si es el caso, deberá anexar la documentación o pruebas pertinentes para sustentar el reclamo.
c. Si el reclamo está incompleto, LACTEOS LA ESMERALDA SAS podrá solicitarle al reclamante que subsane el reclamo dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles, contados desde la fecha de recepción del reclamo. El reclamante tendrá un término de dos (2) meses para aportar y allegar la documentación exigida, de lo contrario se entenderá que el reclamante ha desistido del reclamo.
d. LACTEOS LA ESMERALDA SAS dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de la fecha de recepción del reclamo incluirá en su Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” en los Datos Personales que están siendo objeto de reclamo.
e. LACTEOS LA ESMERALDA SAS responderá el reclamo dentro de los siguientes quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuese posible atender el reclamo dentro de ese término, se le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo. En todo caso, el reclamo no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.3 Supresión
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitarle a LACTEOS LA ESMERALDA SAS la supresión de sus Datos Personales siempre que:
a. Considere que los Datos Personales no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en el RGDPD.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para las finalidades para las cuales fueron recolectados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados. Tenga en cuenta que si la solicitud de supresión es procedente, por no mediar un deber legal o contractual para mantener los Datos Personales, la consecuencia directa es la eliminación total o parcial de sus Datos Personales, sin los cuales en algunos casos no podrá obtener nuestros servicios. El derecho de supresión no es absoluto y LACTEOS LA ESMERALDA SAS puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a. Exista un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
b. La supresión pueda obstaculizar las actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular.
d. Se vaya a realizar una acción en función del interés público.
e. Se actúe para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

11. Vigencia de la política

La presente Política entra en vigencia el día 01 de Enero de 2017. Cualquier modificación no sustantiva de la misma no será notificada directamente a los Titulares. Sin embargo, el cambio de la persona o área encargada del tema de protección de Datos Personales, la modificación material de las finalidades o de los datos de contacto del Responsable, serán informados por vía de correo electrónico a los Titulares o por cualquier otro medio disponible.